Nenhum resultado encontrado

Nova cotação

Online X Presencial: veja qual é o melhor modelo para reuniões e 4 softwares que podem te ajudar

Nos últimos anos, as reuniões online se popularizaram entre muitas empresas brasileiras.

Avatar do usuário Laura Paulino
Laura Paulino
Reuniões online

Isso ocorreu na tentativa de reduzir os impactos da pandemia na rotina de muitos funcionários que, por vários meses, precisaram ficar em casa por segurança.

Assim, com apenas computadores e boa conexão de internet, foi possível restaurar todo o processo de produção de diversas corporações, que não necessitavam mais de encontros físicos entre seus membros para comunicar qualquer tarefa ou decisão interna.

Porém, com a flexibilização das medidas sanitárias, muito se discute sobre a volta das reuniões presenciais.

Portanto, seria mais vantajoso continuar com os encontros virtuais ou retornar aos ambientes de trabalho tradicionais? Se você tem essa dúvida, continue a leitura a seguir.

Reuniões online

As reuniões online se tornaram praticamente inevitáveis — em algum momento, a sua empresa precisou (ou vai precisar) realizá-las, principalmente no período de isolamento social.

Segundo o Tableau, empresa americana de desenvolvimento de software, os índices de aprovação ao sistema remoto chegam a 60%, entre executivos de alta liderança do Brasil. A preferência é maior que a média global, que é de 41%.

Contudo, quem se adaptou ao modelo virtual e o incorporou ao seu negócio, provavelmente já lidou com as vantagens e desvantagens que essa decisão trouxe tanto para a organização quanto para os seus funcionários.

Veja algumas delas abaixo:

Vantagens

  • Menos necessidade de sair de casa para participar dos encontros;
  • Oportunidade de comunicação com pessoas de diversas partes do Brasil e do mundo;
  • Mais facilidade na promoção de eventos, treinamentos, palestras e outros compromissos empresariais;
  • Otimização do tempo gasto no repasse de informações para a equipe;
  • Possibilidade de acesso a inúmeras plataformas próprias para esse fim, com diversas funcionalidades que garantem o melhor aproveitamento das reuniões virtuais.

Desvantagens

  • Mais custos de fornecimento de equipamentos digitais, que precisam ser disponibilizados aos colaboradores da empresa;
  • Possibilidade de acontecerem problemas técnicos que impeçam o andamento das reuniões, como falta de conexão ou carregamento lento dos dispositivos;
  • Necessidade de treinamentos internos para que os funcionários aprendam a manusear, de maneira correta, as plataformas escolhidas;
  • Diminuição da interação social entre as equipes, que passam a ter contato apenas através das telas de computador.

Reuniões presenciais

O modelo presencial, mesmo com a grande adesão à realidade virtual, continua sendo o mais habitual. 

De fato, nem todo mundo conseguiu se adaptar bem às videoconferências, e esse contato “olho no olho” ainda é a opção preferida de muitas pessoas — e de várias empresas também.

Dessa forma, apesar dos executivos brasileiros preferirem o modelo online, 45% deles ainda acreditam que, quando as atividades forem normalizadas, as reuniões voltarão a ser em ambientes físicos, diz pesquisa do Tableau.

Logo, os escritórios tradicionais ainda não perderam a sua relevância.

Então, considerando as necessidades do seu negócio, como saber se o modo convencional é melhor que o moderno? A resposta é: avaliando seus pontos positivos e negativos. Confira em seguida:

Vantagens

  • Naturalidade na discussão dos assuntos, já que as conversas de trabalho são mais fluidas e menos mecanizadas;
  • Construção de relacionamentos mais sólidos entre os membros da corporação;
  • Conforto entre os participantes da reunião, que podem falar e ser ouvidos com mais clareza;
  • Maior interação social entre as equipes, ajudando a estabelecer mais confiança e parceria no ambiente de trabalho;
  • Mais atenção dos funcionários ao que está sendo discutido, já que existem menos distrações no local em que a reunião está sendo realizada.

Desvantagens

  • Mais gastos com transporte/alimentação para ir até o escritório;
  • Dificuldade em conciliar o trabalho com a vida pessoal;
  • Menos objetividade, já que reuniões presenciais exigem um tempo de espera e abrem espaço para conversas paralelas;
  • Maior preocupação com agendamento e a localidade dos encontros, gerando uma lentidão para concluir o processo.

O sistema híbrido como terceira alternativa

É possível aliar o virtual ao presencial? A resposta é sim!

Na modalidade híbrida, sua empresa pode recorrer aos dois sistemas — o que é uma boa opção para equilibrar as rotinas de trabalho e atender aos interesses de todos os colaboradores.

Sendo assim, com uma boa organização e preparação, fica mais fácil implementar esse sistema. Se o seu negócio optar por esse modelo, aqui vão algumas dicas para executá-lo com efetividade:

  • Verifique a necessidade de cada reunião, analisando se é algo urgente ou é um ponto que pode ser resolvido sem cerimônia;
  • Invista em capacitação profissional, garantindo que os times reajam bem à nova cultura organizacional;
  • Crie uma “fórmula” que se adapte melhor às demandas da empresa — por exemplo, quantas vezes na semana haverá encontros presenciais;
  • Evite mudanças bruscas, priorize o bem-estar dos funcionários;
  • Realize, periodicamente, pesquisas internas de satisfação para receber feedbacks e ajustar o que for necessário.

Como escolher o modelo de reunião ideal para o seu negócio?

Como vimos anteriormente, não existe um modelo 100% perfeito, apenas o que se encaixa melhor ao perfil de cada organização.

Desse modo, é preciso ponderar com cautela se aquele sistema se encaixa não só no que você precisa, mas também no que a sua equipe considera satisfatório.

Por isso, converse com os colaboradores, abra espaço para discussões e esteja sempre a par de novas pesquisas e tendências do mundo corporativo.

Afinal, mudanças podem ser benéficas, mas só quando acompanhadas de muito estudo e análise antes de serem feitas.

4 ferramentas para reuniões virtuais

Você já sabe que a modalidade remota está em alta, mas onde encontrar plataformas para promover os encontros online? Existem diversas no mercado, com propostas e funcionalidades variadas.

Por isso, veja quais são as principais ferramentas de reuniões corporativas, para te ajudar na hora de decidir qual (ou quais) usar:

1. Google Meet

O Google Meet é uma das plataformas de videochamadas mais populares da atualidade.

Desse modo, nele você pode compartilhar sua tela com os participantes da reunião, se comunicar pelo chat, além de outras funções como legendas e a opção de “levantar a mão” para sinalizar que alguém deseja falar algo.

Portanto, o diferencial do Meet é a integralização com outros serviços do Google, facilitando o acesso a outros recursos úteis para a sua corporação.

Além disso, possui planos gratuitos e pagos para você testar e descobrir se vale a pena investir nessa ferramenta.

2. GoTo Meeting

O GoTo Meeting, assim como o Google Meet, também permite o compartilhamento de tela, além de ser possível gravar suas videoconferências, transcrevê-las e organizá-las na nuvem.

Assim, também é possível integrar a plataforma ao calendário do Google.

Você pode experimentar a ferramenta gratuitamente por 14 dias ou optar por adquirir o plano premium, entre outros planos personalizados para o seu negócio, como o Professional, Business e Enterprise.

3. Microsoft Teams

O Microsoft Teams é uma plataforma não só para reuniões online, mas também de colaboração. Ela funciona como um espaço digital de trabalho, onde é possível conversar, armazenar arquivos, fazer agendamentos, entre outros.

Em relação às chamadas de vídeo, elas podem ser separadas por canais e equipes privadas, facilitando muito na hora de reunir cada departamento.

Dessa forma, é possível usufruir dos recursos do Teams de forma gratuita. Porém, se você procura algo mais completo, é válido analisar as versões pagas e o que cada uma oferece.

4. Zoom

O Zoom também é uma ferramenta bastante conhecida e usada mundialmente. Nele, você consegue gravar suas chamadas, compartilhar a tela com os participantes etc.

Uma grande vantagem é que, mesmo no plano gratuito, as reuniões individuais são ilimitadas.

Além disso, usando o aplicativo tanto desktop quanto móvel, não é necessário fazer login para entrar nas salas de reunião.

De maneira gratuita, você consegue utilizar os mais variados recursos do Zoom e, dependendo do porte da sua empresa, as assinaturas pagas podem ser uma boa opção — já que nelas dá para aproveitar os recursos mais avançados.

Deseja saber mais sobre ferramentas que podem otimizar os processos no seu negócio? Confira o nosso blog e saiba mais sobre as principais soluções para a sua empresa.

Autor avatar
Autor
Laura Paulino