Guia de compra de softwares de agendamento de reuniões

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Pedro Rapace

O que são softwares de agendamento de reuniões?

Os softwares de agendamento são ferramentas que auxiliam as empresas a agendar reuniões, eventos, organizar o horário de trabalho dos funcionários, entre outros.

As organizações utilizam um programa de agendamento para controlar o planejamento das atividades internas e externas através de recursos, como o calendário compartilhado, por exemplo.

Quais as vantagens de empregar um software de agendamento de reuniões?

Controlar a rotina de uma empresa não é uma tarefa fácil. Todos os dias surgem imprevistos que podem atrapalhar o fluxo de atividades e a organização do calendário.

Se o empreendimento em questão não tiver um sistema para controlar as reuniões internas e externas, as chances de perder o controle da situação aumentam consideravelmente.

Por isso, é muito importante utilizar ferramentas específicas, que facilitem o seu trabalho e de todos os funcionários, como um software de agendamento de reuniões.

Entre os principais benefícios desses programas, podemos destacar:

1. Propor a pauta

Para que todos possam se organizar e se preparar melhor, é muito importante que você compartilhe o tema da próxima reunião alguns dias ou horas antes de o evento acontecer.

Dessa forma, os funcionários, clientes, fornecedores ou qualquer outro envolvido, podem trazer novas ideias e fazer com que o encontro (seja físico ou virtual) traga resultados satisfatórios.

Aliás, definir previamente os temas a serem discutidos é o melhor modo de economizar tempo e fazer com que os encontros sejam mais produtivos.

2. Segurança de dados

Na era da revolução digital, administrar um banco de informações de forma eficiente é essencial para qualquer organização.

A boa notícia é que um bom software de agendamento de reuniões, possui vários recursos que ajudam a proteger dados e informações confidenciais da empresa, dos funcionários e dos clientes, contra roubos e ataques virtuais.

3. Aumento da produtividade dos funcionários

Se a sua empresa não tiver um sistema de agendamento online, os seus funcionários se sentirão confusos e perdidos. Consequentemente, o tempo que eles gastariam na execução de atividades e prospecção de clientes, terá que ser gasto com ligações telefônicas para agendar reuniões com as partes interessadas.

Mas com um uma ferramenta específica para isso, a situação muda para melhor, já que todas as informações referentes ao horário e tema da reunião, ficarão armazenadas no sistemas e poderão ser consultadas pelos colaboradores.

4. Monitoramento do status de tarefas

Você pode ter acesso ao nível de execução de cada tarefa através de um gráfico disponibilizado pela plataforma.

O objetivo, nesse caso, é saber quais são reuniões já foram finalizadas e o que ainda está pendente no sistema.

5. Redução de custos

Retornar ligações para confirmar horário ou fazer alterações na agenda pode gerar custos altos com despesas telefônicas.

Se você pode realizar esse processo de maneira 100% virtual, para que perder tempo com ligações que podem se transformar em uma mensagem por e-mail ou SMS?

Além disso, controlar o agendamento de reuniões por telefone, nem sempre é algo eficiente, já que ao fazer isso, os funcionários estarão mais sujeitos a cometer erros e confundir horários.

Consequentemente, o andamento de projetos e a reputação da empresa com os clientes poderão ser afetados.

SOFTWARES DE AGENDAMENTO

Quais são os principais recursos dos softwares de agendamento de reuniões?

• Agenda: tenha todos os agendamentos de reuniões, eventos, palestras e até mesmo férias em um único lugar. Ao centralizar as informações, fica muito mais fácil controlar os seus horários. Os agendamentos podem ser feitos de forma totalmente online e compartilhados com os funcionários.

• Gerenciamento de calendários: você pode criar agendas usando vários calendários diferentes.

Integração: os agendamentos de reuniões e eventos podem ser integrados com ferramentas do Google.

• Automatização: é possível gerenciar o calendário de forma automática, com base na disponibilidade de horários dos clientes e dos funcionários.

• Lembretes: há um recursos específico para você enviar notificações (por e-mail ou SMS) para todas as pessoas que vão participar da reunião.

O que levar em consideração antes de adquirir um software de agendamento de reuniões?

Organização é fundamental para o andamento do fluxo de trabalho e controle das atividades rotineiras.

Mas antes de começar a utilizar softwares de agendamento de reuniões na sua empresa, é preciso levar em conta alguns fatores, como por exemplo:

Geração de relatórios: para que você possa tirar o máximo proveito possível desse recurso, é importante utilizar programas de agendamento que forneçam informações relevantes sobre desempenho. Todos esses indicadores podem ser utilizados como forma de reduzir despesas operacionais e saber o número exato de pessoas que não participam das reuniões.

Nicho de mercado: os softwares de agendamento de reuniões, normalmente, oferecem soluções personalizadas para cada tipo de negócio. Se a empresa que você gerencia é na área de saúde, as suas necessidades são diferentes de uma organização que atua na área de educação, por exemplo.

Mobilidade: se a sua empresa quer aumentar o número de funcionários que fazem home office, adquirir um software de agendamento de reuniões se torna ainda mais essencial. Mas se você quer explorar essa mudança, lembre-se de selecionar programas que disponibilizam recursos de acesso móvel e permitem que seus funcionários trabalhem de qualquer lugar e de forma realmente eficiente.

Quais são as tendências dos softwares de agendamento de reuniões para os próximos anos?

A tendência é que as pessoas utilizem cada vez mais ferramentas eletrônicas para controlar seus horários.

Para as empresas, esses sistemas oferecem diversos benefícios! E é por isso, que nós próximos anos, os softwares de agendamento de reuniões se tornarão ainda mais eficientes e vão fornecer cada vez mais recursos para que você e seus funcionários consigam controlar os horários de modo prático e ágil (e de qualquer lugar do mundo).

De todas as tendências dessa ferramenta para o futuro, podemos destacar:

Inteligência artificial: Os Chatbots habilitados para a IA, no futuro, serão capazes de interagir com funcionários e clientes. Dessa forma, será ainda mais fácil agendar compromissos dentro da plataforma.

Você está sentindo que a falta de organização de horários está prejudicando o seu relacionamento com os clientes e a produtividade dos funcionários? Acredita que essa ferramenta pode se tornar um diferencial competitivo e agilizar processos?

Então está na hora de começar a utilizar softwares de agendamento de reuniões na sua empresa.

Para saber mais, entre em contato com a Brinov agora mesmo e fale com um de nossos representantes.

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Pedro Rapace