Guia de compra para sistemas contábeis

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Pedro Rapace

O que são sistemas contábeis?

Os sistemas contábeis são ferramentas tecnológicas que automatizam as tarefas relacionadas a contabilidade, a fim de melhorar a produtividade dos colaboradores, reduzir o índice de erros e diminuir o tempo de execução das atividades operacionais.

Os softwares e aplicativos integrados com os sistemas de contabilidade permitem a verificação em tempo real da saúde financeira de uma organização, como fluxo de caixa, lucratividade, custos fixos e variáveis, etc.

Quais as vantagens de utilizar sistemas contábeis?

Todas as empresas são obrigadas a seguir um sistema de contabilidade. Isso não significa que é realmente necessário ter um setor contábil na sua organização, já que esse trabalho pode ser terceirizado.

Contudo, a contabilidade não deve ser vista como essencial apenas porque é obrigatória, mas sim, porque essa ciência é capaz de registrar todos os indicadores e acontecimentos que podem afetar o patrimônio de uma empresa.

Mas para melhorar as atividades relacionadas ao setor financeiro, a melhor opção é sempre utilizar sistemas contábeis que alinham a tecnologia com às finanças organizacionais.

Entre os principais benefícios relacionados ao uso dos sistemas contábeis, podemos destacar:

1. Eficiência do processo

 As questões tributárias são extremamente burocráticas e envolvem uma grande quantidade de informações. Isso significa que ao realizar essas operações de modo manual, a chance dos colaboradores cometerem erros é realmente alta.

Quem trabalha na área, sabe que qualquer detalhe preenchido de forma errada, pode trazer prejuízos graves para a organização.

Ao digitalizar os documentos referentes ao departamento financeiro, torna-se possível criar relatórios em menos tempo e encontrar qualquer discrepância nos dados de forma muito mais rápida.

2. Segurança dos dados

Os sistemas contábeis com armazenamento em nuvem auxiliam na organização da rotina empresarial, trazendo mais agilidade e praticidade.

Além disso, eles ajudam a manter a segurança de dados confidenciais que não podem, em momento algum, serem extraviados.

Claro que você sempre pode manter cópias físicas dos arquivos. Contudo, para a sua segurança, o ideal é que esses documentos confidenciais sejam salvos também em sistemas virtuais que possuem controle de acesso e outras ferramentas de segurança, como a criptografia de dados.

3. Redução de custos

Ao utilizar uma boa solução tecnológica, você consegue diminuir os custos relacionados à utilização de ferramentas adicionais e contratação de novos colaboradores. Tudo isso, claro, sem prejudicar a eficiência das operações e o cumprimento de todas as obrigações fiscais e contábeis.

4. Integração de tarefas

Os sistemas contábeis permitem a integração de tarefas, fazendo com que todos os colaboradores consigam trabalhar de forma mais eficiente e unificada.

Quais são os principais recursos dos sistemas contábeis?

Gestão de documentos: quanto maior uma empresa, mais difícil fica lidar com o volume de documentos essenciais para o controle contábil. Sendo assim, é necessário fazer com que todos os processos sejam realizados de maneira eficiente e dentro do prazo. Obviamente, gerenciar os documentos de forma online é uma forma de otimizar processos contábeis e reduzir a chance da empresa perder o acesso a informações confidenciais.

Sistema de cobrança: um bom sistema de cobrança ajuda a evitar constrangimento com os clientes e acionistas, além de problemas relacionados a pagamentos (salários dos funcionários e compras com fornecedores, por exemplo).

• Razão geral: Reunir informações sobre ativos, custos, despesas e receitas fica muito mais fácil através de um sistema contábil prático e eficiente.

Armazenamento em nuvem: a cloud computing já é uma realidade no mundo empresarial. A boa notícia é que essa tecnologia também pode ser aplicada em sistemas contábeis. A armazenagem em nuvem é uma excelente forma de reduzir custos relacionados ao aluguel de espaços físicos (que servem para guardar documentos em papel) e outros recursos financeiros, já que essa tecnologia costuma ter um custo-benefício melhor do que as opções tradicionais.

Fatores que devem ser levados em conta antes de adquirir um sistema de contabilidade

Conheça melhor a realidade do seu negócio

Antes de começar a utilizar sistemas contábeis para otimizar o setor financeiro da sua empresa, é importante conhecer um pouco mais da realidade interna, da rotina dos colaboradores e traçar objetivos a curto, médio e longo prazo.

Dessa forma, torna-se possível escolher os melhores sistemas contábeis para a sua empresa.

Deverão ser levados em conta os seguintes fatores:

Digitalização de documentos: transferir todos os documentos para o digital pode levar um bom tempo. Entretanto, é um ‘’sacrifício’’ temporário, já que é possível ver os benefícios dessa transição no curto e médio prazo.

Automatização de tarefas: se os colaboradores estão acostumados a realizar operações fiscais e contábeis de forma manual, é interessante oferecer treinamento para que eles possam aprender mais rápido como os sistemas contábeis funcionam.

Quais são as tendências dos sistemas contábeis para os próximos anos?

O uso de sistemas contábeis vai modernizar a sua empresa e fazer com que ela consiga ganhar vantagem competitiva no mercado. Além disso, essas soluções tecnológicas são uma das principais tendências para o futuro das organizações.

Entre as principais tendências dos sistemas contábeis para os próximos anos, podemos destacar:

• Certificados digitais: a digitalização de documentos faz com que muitas empresas tenham dúvidas em relação à segurança das informações e a autenticidade desses documentos. A boa notícia é que através dos certificados digitais, é possível assegurar a autenticidade das assinaturas, o que ajuda os profissionais da contabilidade a otimizar as operações e agilizar o envio de informações.

Inteligência artificial e robotização: como tentativa de reduzir operações manuais, as empresas estão buscando formas de automatizar todas as funções contábeis. Devido ao crescimento da inteligência artificial no mundo dos negócios, é bem provável que nos próximos anos, os sistemas contábeis virtuais se tornem ainda mais comuns.

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