Guia de compra de ferramentas de gestão de tarefas

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Pedro Rapace

O que são ferramentas de gestão de tarefas?

A gestão de tarefas está relacionada ao monitoramento de atividades operacionais durante um determinado período, incluindo o planejamento, teste, análise e criação de relatórios.

Para que todo o processo possa ser finalizado no tempo previsto, existem ferramentas específicas que ajudam os colaboradores a trabalhar de forma unificada, utilizando recursos como agenda virtual e mecanismos de criação de relatórios, por exemplo.

Quais as vantagens de empregar uma ferramenta de gestão de tarefas?

As ferramentas de gestão de tarefas minimizam a probabilidade de erros operacionais acontecerem e melhoram o processo de comunicação entre os colaboradores, mesmo que alguns deles trabalhem remotamente.

Dessa forma, é possível economizar tempo e dinheiro, já que todas as atividades relacionadas a execução de projetos, serão concluídas de forma mais rápida e eficiente.

Entre as principais vantagens, podemos destacar:

1. Adoção de metodologias ágeis

Os sistemas de gestão ágil de tarefas e projetos não só podem, como devem ser aproveitados pelos gestores da organização.

Algumas estratégias, como o SCRUM, por exemplo, que tem como base os feedbacks frequentes e a colaboração entre todos os envolvidos na execução da tarefa, podem ser mais bem aproveitadas quando há uma ferramenta específica para o controle e organização de atividades operacionais.

Dessa forma, a sua organização consegue ter uma visão panorâmica sobre a execução da tarefa.

2. Aumento da produtividade

Os recursos disponíveis nos softwares de gestão de tarefas, auxiliam os gerentes a segmentar os projetos em tarefas prioritárias e secundárias, que serão fornecidas a todos os envolvidos.

Isso faz com que os colaboradores possam estabelecer prioridades e consigam trabalhar de forma mais unificada.

3. Centralização das informações

Quando os funcionários estão envolvidos em várias atividades ao mesmo tempo, é necessário que eles tenham as informações de cada uma delas em um local específico.

Caso contrário, eles podem se confundir com os projetos e ter problemas em relação ao prazo de entrega e com a comunicação entre os clientes.

Em uma boa gestão de tarefas, todas as informações devem ser concentradas em um gerenciador.

4. Avaliação de resultados

Para saber quais pontos devem ser melhorados e quais estratégias devem ser mantidas ou eliminadas, os gestores e profissionais responsáveis pelas tarefas, devem avaliar os resultados parciais e finais de cada projeto.

As vantagens da gestão de tarefas vão muito além do fornecimento de dados. Com eles em mãos, torna-se possível criar relatórios que realmente possam ser avaliados e aplicados na rotina empresarial.

Quais são os principais recursos das ferramentas de gestão de tarefas?

Armazenamento de documentação e arquivos: certamente, para executar tarefas e projetos, é preciso utilizar documentos específicos. Caso você perca o acesso a eles, ou então, em algum momento, eles acabem sendo extraviados, a empresa poderá ter problemas. Por isso, é mais do que essencial utilizar uma ferramenta específica para armazenar as informações.

• Alocação de recursos: o plano que a sua empresa desenvolveu para distribuir todas as ferramentas necessárias para executar e completar uma tarefa, será melhor aproveitado com softwares específicos.

Alertas e notificações: monitore pontos importantes e notifique a equipe de execução sempre que houver uma atualização ou mudança referente as tarefas que a sua empresa está realizando.

• Marcação de tarefas: com certeza os funcionários vão se tornar mais ágeis e produtivos, se houver uma ferramenta que possui recursos como marcações e etiquetas para organizar, classificar e nomear tarefas.

gestão de tarefas

Fatores que devem ser levados em conta antes de comprar uma ferramenta de gestão de tarefas

Saiba a realidade da sua empresa!

Sempre que uma empresa decide adotar uma ferramenta ou estratégia diferenciada, é preciso fazer uma análise da organização interna e conversar com todos os profissionais que podem ser afetados pela mudança.

Além disso, é necessário identificar quais são os principais objetivos a curto, médio e longo prazo da sua organização, para descobrir se as ferramentas que você pretende utilizar, estão de acordo com a realidade atual e as metas futuras do empreendimento.

Antes de utilizar uma ferramenta de gestão de tarefas, é preciso analisar os seguintes fatores:

Comunicação entre as equipes: se na sua empresa os funcionários não estão acostumados com a comunicação através de ferramentas de gestão de tarefas e projetos, é importante conversar com eles para explicar sobre as novas mudanças.

Softwares específicos para o setor de atuação da empresa: se a sua organização atende um nicho de mercado como contabilidade, publicidade, saúde, logística ou educação, considere utilizar um sistema de gestão de tarefas específico para a área de atuação.

Quais são as tendências das ferramentas de gestão de tarefas para os próximos anos?

O uso de ferramentas de gestão de tarefas está conectado às principais tendências do futuro. Não sabe quais? Veja três delas:

Autogestão: com a comunicação cada vez mais unificada e integrada, os funcionários poderão trabalhar de forma mais eficiente e sem um profissional específico para monitorar o trabalho. Dessa forma, eles conseguem ser mais produtivos, já que como todas as informações estarão integradas em uma única plataforma, eles não precisarão esperar respostas através de e-mails sobre quais serão os próximos passos para executar determinada tarefa (as orientações podem ser colocadas na plataforma utilizada para o gerenciamento de atividades).

Mobilidade: o home office é uma tendência para o futuro. Mas para que os funcionários possam trabalhar em casa de maneira eficiente e não precisem se deslocar presencialmente até a empresa para resolver questões simples, é importante utilizar ferramentas que melhorem o processo de comunicação interna.

Automação: A gestão de tarefas é um processo extremamente detalhista. Por isso, se os funcionários precisam lidar com as atividades de modo totalmente manual, é bem provável que eles cometam erros que afetem a eficiência e o tempo de execução da tarefa. Mas com a automação de tarefas e o uso da tecnologia, a chance de eles cometerem equívocos diminui consideravelmente.

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