Guia de compra de ferramentas de gestão de projetos

Gerenciar projetos empresariais pode ser algo menos trabalhoso. Com softwares próprios para essa função, é possível diminuir custos e obter melhores resultados dos planejamentos de um negócio. Veja mais no guia.

Índice

1. O que é uma ferramenta de Gestão de Projetos?
2. Quais as vantagens de empregar uma ferramenta de Gestão de Projetos?
3. Quais são os principais recursos de uma ferramenta de Gestão de Projetos?
4. Fatores que devem ser levados em conta antes de comprar uma ferramenta de Gestão de Projetos
5. Quais as tendências das ferramentas de gestão de projetos para os próximos anos?

O que são ferramentas de gestão de projetos?

Gestão de projetos não precisa ser algo complicado na sua empresa. Com as ferramentas certas, torna-se muito mais fácil administrar e orientar a equipe, mesmo se você e os funcionários não estiverem no escritório.

Pode-se definir como ferramentas de gestão de projetos, as soluções utilizadas para orientar processos organizacionais que se referem a todas as etapas de execução de um projeto.

Mesmo com o comprometimento e engajamento dos funcionários, a situação pode sair do controle quando todos estão respondendo conversas confusas por e-mail (já que não há um alinhamento da comunicação interna) e a empresa não consegue se organizar em relação ao processo de execução. E é nesse momento que as ferramentas de gestão de projetos certas podem fazer a diferença.

Quais as vantagens de empregar uma ferramenta de gestão de projetos?

A gestão de projetos agiliza a tomada de decisões, diminui a ocorrência de riscos e, obviamente, melhora a reputação da empresa com o cliente.

O processo de criar um produto, serviço ou iniciar uma etapa de mudança organizacional, demanda orientação e análise dos gestores responsáveis.

Graças à revolução tecnológica e a transformação digital, as empresas contam com excelentes ferramentas de gestão de projetos que ajudam a obter resultados e forma mais ágil e eficiente.

Entre os principais benefícios dessas ferramentas podemos citar:

1. Aumento da produtividade

Os funcionários, quando bem orientados, conseguem trazer ótimos resultados para a empresa. Porém, para a orientação ocorrer de forma correta, gestores precisam analisar todo o período de execução do projeto. Dessa forma, fica muito mais fácil motivar a equipe e fazer com que cada profissional entenda o seu papel dentro da tarefa proposta.

2. Processos de gestão simplificados

As ferramentas de orientação de projetos oferecem todos os recursos necessários para criar e gerenciar tarefas. Através delas, os líderes empresariais conseguem acompanhar todo o processo em tempo real e analisar individualmente o desempenho de cada colaborador.

3. Satisfação dos clientes

Projetos que não atingem as metas estipuladas, podem trazer problemas para os clientes. Consequentemente, a reputação da empresa começa a ser questionada. Para um consumidor ficar satisfeito com o serviço, o projeto precisa não apenas ser entregue dentro do prazo, mas também, cumprir com todos os objetivos estabelecidos. Com a ajuda de ferramentas específicas, fica muito mais fácil analisar o cronograma e quais as etapas de execução que precisam ser melhoradas.

4. Eficiência na comunicação interna da empresa

Nem sempre é possível reunir todos os funcionários em um espaço físico, ainda mais se boa parte deles está em home office ou em outra cidade. Com as ferramentas de gestão de projetos adequadas, todos saem ganhando quando o assunto é comunicação interna e integração da equipe.

Quais são os principais recursos de uma ferramenta de gestão de projetos?

• Planejamento: ao criar um novo produto ou serviço para a sua empresa, é necessário analisar todas as etapas, que começam bem antes da criação e do desenvolvimento. O planejamento é essencial para criar estratégias eficazes de implementação de novos produtos.

• Emissão de relatórios: sempre que uma etapa for finalizada, os gestores e profissionais responsáveis precisam analisar os resultados, sejam eles positivos ou não. Com a criação de relatórios, todos conseguem obter dados mais precisos referentes as informações sobre o projeto.

• Controle financeiro: antes de iniciar um projeto específico, as empresas precisam verificar todos os custos referentes ao início, duração e conclusão do mesmo. Com as ferramentas certas, torna-se muito mais fácil realizar a análise de custos.

• Gestão de tarefas: se os funcionários não souberem exatamente o que precisa ser feito, eles poderão ficar perdidos com os prazos e regras. Por isso, utilize ferramentas de gestão de projetos para deixar bem claro o que precisa ser feito e qual o prazo para a execução de cada tarefa. Além desse recurso contribuir de forma individual para a produtividade de cada funcionário, ele faz com que todos consigam trabalhar de forma mais integrada.

• Históricos de antigos projetos: é mais fácil iniciar um projeto se a empresa puder utilizar um exemplo do que realmente deu certo (ou errado) no passado. Através do histórico, gestores e colaboradores conseguem analisar resultados anteriores para tomar uma decisão mais rápida e precisa.

Fatores que devem ser considerados antes de comprar uma ferramenta de gestão de projetos

Saiba as suas necessidades!

Não há dúvidas de que utilizar plataformas específicas para gerenciar projetos, é uma forma de contribuir com a produtividade dos funcionários e fazer com que eles consigam trabalhar de forma conjunta em busca de um propósito específico.

Mas para saber se está na hora de adotar essa solução tecnológica na sua organização, é preciso levar em conta alguns fatores, como por exemplo:

1. Custos: Além dos preços relacionados a compra de uma determinada ferramenta, é preciso estar cientes dos custos adicionais, pois eles podem atrapalhar ou atrasar a execução de um projeto.
2. Solução na nuvem: as soluções na nuvem, geralmente, possuem custos bem atrativos e diversos recursos inovadores. Mas antes de adotar essa solução tecnológica, converse com a sua equipe. Dessa forma, vocês podem decidir se é melhor utilizar ferramentas de gestão de projetos em nuvem ou local.

Quais as tendências das ferramentas de gestão de projetos para os próximos anos?

O uso de um software CRM está conectado às principais tendências para o futuro. Não sabe como? Veja duas delas:

Ferramentas de colaboração

Como o acesso a informação começou a se popularizar nos últimos anos, diversas organização optaram pelo uso de ferramentas de colaboração, que além de ajudarem a unificar a equipe e melhorar a comunicação interna, também são uma forma de adquirir vantagem competitiva no mercado.

Soluções PPM customizadas

As ferramentas PPM (Project Porfolio Management) permitem uma maior integração dos funcionários com outros setores da empresa. Elas ajudam a manter o seu foco no gerenciamento e em todas as etapas de conclusão do projeto.

Aqui no FinderSoftwares, nós trabalhamos com as ferramentas de gestão de projetos mais inovadoras e modernas do mercado.

Sabemos que atualmente, muitas organizações possuem funcionários trabalhando em casa.

Mas para o home office realmente dar certo e trazer benefícios tanto para as organizações quanto para os funcionários, será preciso utilizar ferramentas específicas que melhorem a comunicação interna e ajudem a compartilhar informações em tempo real.

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