Guia de compra de ferramentas de colaboração

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Pedro Rapace

 O que são ferramentas de colaboração?

As ferramentas de colaboração são plataformas que utilizam soluções tecnológicas como computação em nuvem, videoconferência, entre outras, para integrar a comunicação empresarial e fazer com que os funcionários consigam trabalhar de forma mais unificada e eficiente.

Com os recursos que essa solução tecnológica oferece, as organizações podem se concentrar melhor nas necessidades do consumidor, deixando as atividades manuais e repetitivas para um software específico de colaboração.

Quais as vantagens de empregar uma ferramenta de colaboração?

As ferramentas de colaboração promovem a comunicação instantânea de modo muito mais integrado e seguro.

Aliás, os funcionários são apenas um dos grupos que são beneficiados com o uso das ferramentas colaborativas, já que elas também ajudam a melhorar o processo de comunicação com clientes, investidores ou fornecedores.

Ou seja, ao utilizá-las, a sua empresa ganha vantagem competitiva no mercado.

Entre os principais benefícios dessa solução tecnológica, podemos citar:

1. Segurança de dados armazenados

O principal objetivo das ferramentas de colaboração é melhorar o processo de comunicação entre as equipes e os setores.

Porém, não basta apenas integrar a comunicação entre os funcionários. É preciso ter certeza de que esse processo está sendo realizado de forma segura. Caso contrário, hackers podem roubar e vazar informações sigilosas sobre a empresa.

Como as ferramentas de colaboração mais atuais possuem recursos de armazenamento em nuvem, elas diminuem o risco de perda de arquivos, roubos e outros desastres.

Além disso, é possível controlar quais funcionários terão acesso a dados confidenciais.

2. Trabalho em grupo

Realizar trabalhos em grupos fica muito mais fácil com as soluções tecnológicas, já que elas otimizam o processo de comunicação organizacional.

Aliás, se boa parte dos funcionários da sua empresa trabalha de modo remoto, é preciso se preocupar ainda mais com esse detalhe, já que qualquer falha causada por interferências no processo de comunicação, pode trazer prejuízos financeiros para a organização.

3. Eficiência na execução de projetos

Os painéis disponibilizados pelas ferramentas, permitem que os usuários organizem projetos, atividades e sejam informados sobre as alterações e progressos das tarefas.

Além disso, como essas soluções tecnológicas facilitam a comunicação em tempo real, fica muito mais fácil trocar informações e avisar os funcionários sobre qualquer mudança ou imprevisto que possa acontecer na hora de executar projetos.

4. Redução de custos

Falhas no processo de comunicação interna e externa são acontecimentos comuns. Contudo, elas atrapalham a eficiência dos funcionários e podem até mesmo, comprometer a reputação da empresa com os clientes, além de obviamente, causar prejuízos financeiros.

Mas com o uso de ferramentas de colaboração que permitem a comunicação integrada e em tempo real, você consegue melhorar o processo de comunicação e reduzir o índice de erros que possam comprometer o lucro da empresa.

Além disso, as ferramentas de colaboração diminuem os custos com deslocamentos, já que você e a sua equipe vão poder se comunicar de forma totalmente online e unificada.

5. Interface prática

Essas soluções tecnológicas possuem um design intuitivo e são extremamente simples de usar.

De qualquer forma, se achar necessário, ofereça treinamentos para explicar todas as vantagens da ferramenta e os recursos que mais serão utilizados pelos colaboradores.

Quais são os principais recursos das ferramentas de colaboração?

Chats com vídeo: se você precisa fazer reuniões frequentes com os funcionários, as ferramentas de colaboração vão facilitar a sua vida. Através delas, é possível compartilhar telas, links e anexos de forma muito mais rápida e eficiente.

Gestão de tarefas: crie e atribua tarefas aos usuários de modo simples e prático.

Relatórios inteligentes: o acesso a relatórios inteligentes ajuda a melhorar o processo de tomada de decisões da organização.

Backups automáticos: os dados e arquivos são salvos automaticamente em diversos servidores. Esse recurso facilita o trabalho dos profissionais de TI, que não vão mais precisar se preocupar em fazer backups constantes dos arquivos utilizados por profissionais de outros setores da empresa.

Monitoramento de resultados: é possível acompanhar o progresso da equipe através da análise de dados e recursos disponibilizados pelos softwares de colaboração.

O que levar em consideração antes de adquirir ferramentas de colaboração?

Como você pode ver, as ferramentas de colaboração facilitam o processo de comunicação e trazem diversos benefícios para a sua empresa.

Mas antes de adotar essa solução tecnológica inovadora, é preciso levar em conta alguns fatores, como por exemplo:

Estilo de trabalho dos funcionários: será necessário analisar a forma como os colaboradores trabalham e definir quais são as principais expectativas em relação a ferramenta. Depois disso, verifique os recursos e funcionalidades que mais podem trazer benefícios para a organização.

• Soluções disponíveis no mercado: Há várias ferramentas de colaboração e cada uma delas oferece recursos/pacotes diferentes. É importante analisar se você precisa de um plano básico ou completo e, claro, quantos funcionários irão utilizar essas soluções tecnológicas.

Quais são as principais tendências das ferramentas de colaboração para os próximos anos?

O uso das ferramentas de colaboração pode revolucionar a transformação tecnológica da sua empresa.

Aliás, como as empresas querem manter boa parte de seus colaboradores em home office mesmo quando a pandemia acabar, é essencial utilizar softwares capazes de otimizar o processo de comunicação e melhorar a produtividade dos funcionários.

Entre as principais tendências das ferramentas colaborativas para os próximos anos, podemos citar:

Mobilidade e multiplataforma: as ferramentas de colaboração digital são desenvolvidas com o conceito de ‘’mobilidade em primeiro lugar’’, ou seja, tornar o uso da ferramenta possível em qualquer lugar e através de qualquer dispositivo, mesmo que o usuário não esteja no escritório físico da empresa.

Chatbots:  os Chatbots melhoram não apenas a comunicação interna, mas também, as interações com os clientes da empresa. Os bots geram dados sobre os consumidores, além de otimizar as atividades rotineiras e a comunicação entre todos os setores.

Como você pode perceber, as ferramentas de colaboração podem mudar a realidade da sua empresa!

Quer saber mais sobre essa solução tecnológica e a melhor forma de implementá-la na sua empresa?

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